Odpowiedź automatyczna (autoresponder)
Jak włączyć automatyczną odpowiedź na czas urlopu lub nieobecności i jak ją wyłączyć.
Odpowiedź automatyczna wysyła nadawcom ustaloną wiadomość, np. „Jestem na urlopie do 15 sierpnia”. Poczta nadal trafia do skrzynki jak zwykle.
Włączenie odpowiedzi automatycznej
- W menu bocznym, w grupie Strony i poczta, kliknij Poczta.
- Wybierz domenę i otwórz zakładkę Skrzynki.
- Kliknij skrzynkę, dla której chcesz ustawić odpowiedź.
- W oknie ustawień znajdź sekcję Odpowiedź automatyczna i włącz przełącznik.
- W polu Temat wpisz temat odpowiedzi, np.
Jestem na urlopie. Jeśli zostawisz pole puste, temat będzie brzmiał „Odpowiedź automatyczna”. - W polu Treść wpisz wiadomość.
- Kliknij Zapisz odpowiedź automatyczną.
Panel potwierdzi komunikatem Autoresponder włączony.
Wskazówka: przycisk Zapisz odpowiedź automatyczną zapisuje samą odpowiedź. Jeśli w tym samym oknie zmieniasz też inne ustawienia skrzynki (np. przekierowanie), zapisz je przyciskiem Zapisz ustawienia na dole okna.
Przykładowa treść
Dzień dobry,
dziękuję za wiadomość. Do 15 sierpnia jestem na urlopie i nie mam dostępu do poczty.
W pilnych sprawach proszę pisać na adres [email protected] lub dzwonić pod numer 600 100 200.
Pozdrawiam
Jan Kowalski
Dobra odpowiedź zawiera:
- datę powrotu,
- informację, do kogo zwrócić się w pilnej sprawie,
- podpis.
Uwaga: nie podawaj w odpowiedzi automatycznej informacji, które nie powinny trafić do obcych osób (np. prywatnego numeru telefonu) — odpowiedź dostanie każdy nadawca, także nieznany.
Wyłączenie odpowiedzi automatycznej
Odpowiedź nie wyłącza się sama — pamiętaj o tym po powrocie:
- Otwórz ustawienia skrzynki tak jak przy włączaniu.
- Wyłącz przełącznik Odpowiedź automatyczna.
- Kliknij Zapisz odpowiedź automatyczną.
Panel potwierdzi komunikatem Autoresponder wyłączony.
Odpowiedź automatyczna a przekierowanie
Możesz jednocześnie włączyć odpowiedź automatyczną i przekierowanie poczty na zastępcę. Nadawca dostanie wtedy informację o Twojej nieobecności, a zastępca — kopię wiadomości. Jak ustawić przekierowanie, opisujemy w artykule Aliasy i przekierowania.
Kto może włączyć odpowiedź?
Odpowiedź automatyczną ustawia się w panelu klienta, w ustawieniach skrzynki. Jeśli pracownik nie ma dostępu do panelu, poproś właściciela konta o jej włączenie. Więcej o ustawieniach skrzynki: Tworzenie skrzynki.